نقش فناوری اطلاعات در لجستیک

نقش فناوری اطلاعات در لجستیک

زنجیره لجستیک از الزامات اصلی فعالیت­‌های اقتصادی و نظامی است، از این رو، به طور مستقیم یا غیرمستقیم مورد توجه سازمان‌های نظامی و غیرنظامی، موسسات خصوصی و دولتی، سرمایه گذاران، پیمانکاران، سازمان­های ملی و بین المللی قرار دارد.

واقعیت این است که در سازمان­‌ها فرآیند تشریفات اداری به صورتی است که هیچ کاری راحت انجام نمی‌­شود، هیچ‌کس جوابگوی کارهایی که بیهوده انجام می­‌گیرد نیست، واکنش منفی ممکن است به عنوان یک عملکرد خوب دیده شود و فقدان یک واکنش لازم ممکن است واکنش غیر لازمی را به دنبال داشته باشد. در این بین، سیاست­‌ها و قوانین و مقررات و آیین نامه­‌ها نقش اساسی را در سبک کردن و ترکیب کردن مشکلات به طور موثر بازی می­‌کنند، اما این­‌ها در قلمرو حکومت و درون سازمان هستند. فناوری اطلاعات می‌­تواند نقش اساسی در از بین بردن تشریفات اداری، در ردیابی جای مدارک و اسناد و یا محل کار و به طور کلی در ارزیابی و نظارت بر فرآیند لجستیک داشته باشد.

فناوری اطلاعات

واژه فناوری اطلاعات با تعریفی مبهم، محدوده وسیعی از کاربردهای فناوری را می­‌پوشاند: بسته­‌های نرم افزاری، پردازش داده، ارتباطات، رباتیک و غیره.

گستره فناوری اطلاعات نه تنها وسیع است بلکه از پیچیدگی و روند تغییر و تحول رو به افزایشی نیز برخوردار است. البته همه انواع فناوری اطلاعات به وسیله خصوصیات مشترکی با یکدیگر مرتبط‌­اند. همه آن‌­ها برای بهبود کارآیی جریان اطلاعات از تأمین داده، پردازش داده و تجزیه و تحلیل داده­‌ها بهره می­‌برند. سیستم­‌های اطلاعاتی یکی از اجزای کلیدی سیستم­‌های لجستیکی در بسیاری از شرکت­‌ها هستند، با گذشت زمان، گرایش به سمت استفاده از فناوری اطلاعات برای سودآوری بیشتر، در سیستم‌­های لجستیکی افزایش پیدا می‌کند. در واقع، یکی از اولین کاربردهای تجاری فناوری اطلاعات، در زمینه لجستیک بوده است. به هر حال، سیستم‌های فناوری اطلاعات مبنای تهیه سیستم اطلاعات مدیریت MIS لجستیک است، چرا که پیگیری و ردیابی موجودی، مدیریت انبار و غیره نیاز زیادی به مدیریت پایگاه داده دارد.

امروزه فناوری اطلاعات بیشتر برای سیستم­‌های پشتیبانی از تصمیم اداری و اجرایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، و به طور فزاینده‌ای تولیدکنندگان، واسطه‌ها و خرده فروشان به سمت تجارت الکترونیکی هدایت می‌­شوند. بنابراین، می­‌توان گفت، در وضعیت کنونی، فناوری اطلاعات به ابزاری فراگیر بدل شده است. اکنون انجام معاملات، تجارت و بازرگانی جهانی بدون استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات غیر ممکن است.

یکی از بزرگترین کاربردهای فناوری اطلاعات، کاربرد آن در لجستیک و مدیریت زنجیره عرضه است. کالاها و خدمات به طور الکترونیکی مورد معامله قرار گرفته و پشتیبانی می‌شوند، فرآیندها و کارهای بانکی به طور الکترونیکی به جریان می­‌افتند، محموله کشتی­‌ها به طور الکترونیکی چیده می­‌شوند، اسناد گمرکی و اظهارنامه به‌طور الکترونیکی ارائه می­‌شوند و عوارض و مالیات­‌های گمرکی به صورت الکترونیکی پرداخت می­‌گردد.

به علاوه فناوری اطلاعات دارای ویژگی­‌های زیر است:

• این فناوری توانایی تبدیل مدیریت متمرکز به مدیریت غیر متمرکز بدون هدر رفتن اطلاعات در سطوح مختلف را دارد، همچنین دارای سرعت بالا در تحویل به موقع اطلاعات، کاهش دهنده هزینه و در نتیجه درآمدزا، قابل اطمینان، ایمن و غیر است.
• توانایی برقراری ارتباطات سطح بالا و به اشتراک گذاشتن اطلاعات و تلفیق آن‌ها را، نه فقط در یک شرکت و یا بین شرکت­‌های مختلف، در یک کشور و یا بین کشورهای مختلف، بلکه به طور جهانی داراست.

جای تاکید دارد که طراحی و اجرای سیستم­‌های لجستیکی پیشرفته بدون فناوری اطلاعات غیر ممکن است. به طور کلی، با به کار بردن فناوری اطلاعات عملیات لجستیکی آسان­‌تر، سریع­‌تر، با دقت و دانش بیشتر و همراه با خلاقیت و بهره‌وری مطلوب­‌تر انجام می­‌شود.

لجستیک

اگرچه مبحث لجستیک مبحثی نظامی است، اما امروزه در مدیریت غیر نظامی نیز کاربرد دارد، در بخش‌­های نظیر به‌دست‌آوردن مطلوب‌ترین حالت مواد خام، انبار مواد خام، فرآیند انتقال محصولات نهایی به سوی مشتری و…

اصطلاح مدیریت لجستیک مترادف با مدیریت تامین است و به وسیله سازمان­‌ها و ادارات دولتی برای تفکیک مفاهیم مشابه، که به عنوان مدیریت مواد مطرح هستند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور کلی لجستیک با مباحث انتقال و انبار مواد، که ورودی و خروجی سیستم ساخت و تولید هستند، سر و کار دارد یعنی لجستیک اساساً مربوط است به:

• حمل و نقل
• انبار
• فرآیند سفارش
• کنترل موجودی
• فعالیت­‌های مربوط به جابجایی مواد

لجستیک شامل تمام این فعالیت‌­ها است.

اصلی­‌ترین و مهم‌­ترین هدف همه انواع سازمان­‌ها کاهش هزینه است، یعنی مجموع هزینه کامل خریداری و مدیریت غیره در نتیجه، لجستیک از مهم‌ترین مباحث مورد توجه شرکت­‌های ساخت و تولید می‌­باشد؛ مثلاً در بخش‌­های انبار و فروش. در حقیقت، از آنجا که منابع تهیه و تامین مواد در پهنای کره خاکی گسترده­‌اند، فعالیت لجستیک به یک فعالیت بسیار پیچیده تبدیل شده است، و حال، فقط امکانات فناوری اطلاعات است که می‌­تواند به طور موثر و کارآمد به مدیریت کمک کند تا این فعالیت را به نحو احسن انجام دهد.

کاربرد فناوری اطلاعات در لجستیک

1. مشکلات استفاده از فناوری اطلاعات در لجستیک

اشکال اصلی کاربرد فناوری اطلاعات در لجستیک این است که سیستم‌های فناوری اطلاعات مانند ‏MIS و DSS تمایل به بسته و محصور بودن دارند، در حالی که سیستم­‌های اطلاعاتی در حین توسعه، رفتاری غیر متصل داشته و نمی‌­توانند اطلاعات و داده­‌های قبل از ارتقاء را نگهداری کنند. به طور مثال، سیستم­‌های انبارداری رایانه‌ای منفصل و جدا از سیستم‌­های حمل و نقل رایانه‌ای و سیستم‌­های کنترلی هستند. حال، چنانچه شرکتی بخواهد اطلاعات را در یک سیستم بانک اطلاعاتی وسیع بگنجاند، فشارهای حاصل موجب مرکز گرایی و باز شدن این سیستم‌­ها می­‌شود. پیوستگی و ماندگاری بین حلقه‌های زنجیره تامین فقط با ارتباطی مبتنی بر حفظ سیستم بسته عوامل مختلف در زنجیره به وجود آمده و امکان‌پذیر می‌شود.

2. طبقه‌بندی سیستم­‌های فناوری اطلاعات در لجستیک

سیستم‌­های فناوری اطلاعات را در لجستیک از لحاظ حوزه کاربرد به ۴ نوع تقسیم کرده‌­اند: سیستم‌­های معاملات، سیستم­‌های طراحی عملکردها، سیستم‌های کنترل و سیستم‌های اطلاعات متضمن دستور

سیستم‌­های معاملات

سیستم‌­های معاملات یکی از موضوعات اصلی توسعه فناوری اطلاعات در لجستیک می‌­باشند. شرکت­های زیادی دارای صورت حساب­های رایانه‌ای، فرآیند سفارشات، مدیریت موجودی و سیستم‌های معاملات عادی هستند.

امور حمل و نقل این شرکت­ها را گرفتار کرده است: مبادله محموله‌ها، خصوصا تخلیه، بارگیری صورت­حساب­های بدون کاغذ، معامله بین فرستنده محموله/ متصدی حمل و نقل/ بنگاه حمل و نقل/ مشتری. لجستیک در حال حاضر از برقراری ارتباط مستقیم بین این­ها، عوامل زنجیره عرضه و ارتباط بین ادارات مختلف جلوگیری کرده و خود نقش واسطه را به عهده گرفته است؛ آن هم با هدف سرعت بخشیدن به معاملات، کم کردن و آسان کردن کاغذ بازی­های اداری و افزایش سود خالص.

سیستم طراحی عملکردها

این نوع سیستم شامل همکاری منابع کاربردی می‌شود. به طور نمونه در امور حمل و نقل می­توان:

• ارتباط بین دو بنگاه حمل و نقل
• زمان­بندی مسیر
• برنامه­ریزی مسیر روی شبکه جاده‌ای
• تهیه راهنمای جاده برای راننده

را انجام داد.

سیستم­های کنترل

این نوع سیستم شامل کنترل هزینه­ها، سود، بهره‌وری و عملکرد می‌شود.

به طور نمونه در فعالیت­های حمل و نقل می­توان:

• ردیابی محموله­ها
• نظارت و ثبت اطلاعات ناوگان حمل و نقل
• نظارت بر وضعیت محموله
• تعیین هویت محموله
• کنترل نگهداری و تعمیرات و تعمیر خودروها

را انجام داد.

به هر حال، در اروپا ادعا می­شود که یکی از قابلیت­های مهم فناوری اطلاعات سازماندهی خرده فروشی­ها در ۳۰ سال گذشته بوده است. مدیران ارشد خرده فروشی­ها این را تایید می‌کنند. آنها مقاله­های زیادی را در تایید اینکه خرده فروشی­ها سود زیادی را از فناوری اطلاعات برده­اند، ارائه داده­اند. به هر حال، تحقیقات اخیر نشان می­دهد که شدت تلفیق فناوری اطلاعات در خرده فروشی­ها بسیار کند بوده است و گستردگی محدودی داشته است. برای تعداد بسیار اندکی از شرکت‌ها استفاده یکپارچه از فناوری اطلاعات اثرات مهم و اساسی را در بر داشته و اثرات آن در تعداد بیشتری از شرکت‌ها منحصر به عملکردهای خاص و جدا از هم بوده است.

اهداف فناوری اطلاعات در حوزه خرده فروشی، ایمنی، زمان­بندی کارها، خرید و غیره است. متاسفانه در حالی که بیش از ۲۹/۳ میلیون فروشگاه در بخش خرده‌فروشی در ۱۲ کشور اروپایی سرمایه گذاری و فعالیت دارند، تقریباً فقط ۵۰۰۰۰ تا از آنها فناوری اطلاعات را در تجارت به خدمت گرفته­اند.

نشانه­های فقدان استفاده از فناوری اطلاعات به صورت یکپارچه

• اصولاً تحولی در خرده فروشی برای استفاده از فناوری اطلاعات صورت نگرفته، حتی خیلی از شرکت‌های بزرگ نیز در فرهنگ مدیریت خود تحول ایجاد نکرده و حالت سکون و ایستا دارند.
• عموماً فناوری اطلاعات در خرده فروشی هیچ مزیت قابل رقابت و تأملی را به وجود نمی‌آورد. شرکت­های زیادی اطلاعات را جمع‌آوری می‌کنند، اما اشتیاق کمی برای استفاده از آن دارند.

در سیستم­های حفظ موجودی و … اطلاعات تولید می­شود؛ اما مقدار کمی از آن در تجزیه و تحلیل مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• سطوح مختلف مدیران به اطلاعاتی در مورد مشتری نیاز دارند که شرکت باید آنها را قانع کند. در واقع، مهیا کردن این اطلاعات ممکن است در به دست آوردن مزیت­های رقابتی موثر باشد. متاسفانه، اطلاعات و ابزار تجزیه و تحلیل اطلاعات به طور ثابت و از مرکز انتخاب می­شوند.
• هزینه‌ای که شرکت‌ها در بخش فناوری اطلاعات صرف می­کنند تناسب لازم را با سرمایه‌گذاری در بخش انبارها، فروشگاه و ساختمان‌های انبارها و … ندارد. شرکت‌ها بی توجه به این امر شبکه فروشگاه‌های خود را گسترش می‌دهند و همچنین اندازه فضای بخش فروشگاه را وسیع­تر می­کنند.

دلایل استفاده کم از فناوری اطلاعات

• تنوع و حجم بالای محصولات و معاملات و انبوه مشتری­های مختلف تا حدودی شرکت‌ها را به استفاده از امکانات فناوری اطلاعات تشویق می‌کند؛ اما این عوامل از طرف دیگر، استفاده از امکانات فناوری اطلاعات را مشکل می­کنند، چون دارای پیچیدگی زیادی هستند و هزینه بالایی را بر شرکت­ها تحمیل می­کنند.
• رقابت در خرده فروشی ضریب خطر را افزایش می‌دهد و احتمال ضرر و زیان را بیشتر می­کند. بنابراین، بخش خرده‌فروشی در قبول رویکردهای جدید، که به وسیله استفاده از فناوری اطلاعات دسترس پذیر می‌شوند، بسیار محتاط می‌باشد. روش‌های سنتی همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرند، زیرا احتمال ریسک در آنها خیلی کمتر است. حقیقت نیز این است که رویه­های سنتی در خرده فروشی نسبت به رویه­هایی که شدیداً به تصمیم گیری­های سیستمی وابسته است، کارگشاتر هستند.
• در خرده فروشی رقابت­ها کوتاه مدت­اند. بنابراین، تصمیمات باید در زمان کوتاه­تری برای پاسخ به اعمال رقبا اتخاذ شوند؛ یعنی ویژگی مسائل و مشکلات مدیریت این است که در کوتاه مدت حل می­شوند، که این ویژگی حتی برای تصمیمات بلند مدت و استراتژیک نیز صادق است. لذا باید گفت فرهنگ و ویژگی‌های تجارت مخصوصاً کوتاه مدت با رویکردهای بلند مدت فناوری اطلاعات ناسازگارند.
• حتی افزایش تمرکز در خرده فروشی­ها و به وجود آمدن تعداد معدودی شرکت بزرگ به پذیرش رویکرد فناوری اطلاعات یکپارچه منتهی نمی‌شود. به هر حال، به وجود آمدن بازارهای خرده فروشی در قالب شرکت‌های بزرگ فکر استفاده گسترده از استراتژی­های فناوری اطلاعات را تقویت می‌کند؛ اما در عمل، رویکردهای فناوری اطلاعات با اقبال عمومی و گسترش سریع روبرو نشدند.

فناوری اطلاعات ضروری برای بقا یا یک مزیت رقابتی

پذیرش و استفاده گسترده از نوآوری‌های فناوری به طور کلی و خصوصاً در فناوری اطلاعات همواره موضوعی قابل بررسی و مطالعه است. البته، تحقیقات موید پذیرش این نوآوری‌ها است. پنج ویژگی اصلی که پذیرش فناوری اطلاعات در بر دارد عبارتند از:

• مزیت­های نسبی فرآیند برای استفاده کنندگان آینده
• مطابقت فرآیند با ارزش­ها و نیازهای عوامل بالقوه
• پیچیدگی نوآوری
• و امکان تشریح مزیت‌های نسبی نوآوری و مدیران دیگر

در جاهایی که ریسک استفاده از فناوری اطلاعات با فکر باز و درست پذیرفته شده باشد، ضریب خطای ریسک پایین می‌آید و سرعت پذیرش نوآوری بالا می‌رود. به هر جهت، خصوصیات و سازمان‌ها مشخص کننده امکان به کارگیری نوآوری در آنهاست. به طور کلی، سازمان­های بزرگ­تر و پرسودتر انگیزه بیشتری برای قبول و به کارگیری فناوری‌های جدید دارند. سازمان‌ها به سرعت در بازارهای بزرگ رشد می­کنند؛ منتها آنها گیرنده­های قدیمی را بیشتر دوست دارند.